Le système de qualification est utilisé lors de l’achat d’articles stratégiques avec un chiffre d’affaires important, mais également des articles avec un chiffre d’affaires limité qui doivent répondre à des exigences techniques dont la conformité ne peut être déterminée qu’après des tests approfondis.

En plus de la qualification du fournisseur, l’homologation du produit peut également être requise. Les conditions de qualification du fournisseur et d’homologation du produit sont incluses dans les dispositions techniques.

Le système de qualification a été introduit après la révision des règles de passation des marchés publics avec la directive 2004/17/EG du Parlement européen et du Conseil permettant la sélection des candidats sur la base de la qualification. Cette présélection permet d’estimer à l’avance les capacités des candidats.

Un certificat est valable et renouvelable pour 6 ans. Vous recevrez à nouveau le questionnaire six mois avant son expiration. La SNCB évalue chaque cas d’extension séparément, éventuellement accompagné d’un nouvel audit.

La SNCB se réserve le droit de retirer une qualification pour:

• Modifications d’un produit ou d’un processus qui n’ont pas été signalées
• Procédés, produits, contrôles, tests, … qui ne sont (plus) conformes aux dispositions techniques
• Faillite du fournisseur
• Problèmes répétés de qualité ou de livraison

Si les tests d’homologation sont modifiés dans une disposition technique, les nouveaux tests sur le terrain et les tests pour maintenir votre homologation en tant que fournisseur qualifié seront facturés à la SNCB. Le fournisseur peut décider de retirer sa qualification.

Les nouveaux tests sont effectués par la SNCB ou, après accord de la SNCB, par le fournisseur ou un tiers. La SNCB peut décider de réaliser ces tests uniquement à la livraison du produit concerné. Dans ce cas, les produits homologués restent homologués au moins jusqu’à e que lesdits tests soient effectués.

En tant que fournisseur, vous êtes obligé de signaler toute modification de votre produit, surtout si cela relève d’une homologation de produit. La SNCB décidera si de nouveaux tests doivent être effectués sur le produit concerné.

Si vous souhaitez homologuer d’autres produits conformément à d’autres dispositions techniques, vous devez soumettre une nouvelle demande de qualification.

C’est possible mais chaque site doit être qualifié séparément.

L’ouverture d’un dossier est gratuite. Un audit des fournisseurs dans un pays de l’Union européenne ou de l’Association européenne de libre-échange (AELE) est facturé à la SNCB. Lors d’un audit dans un pays hors UE ou AELE, les frais d’hébergement et de voyage sont à la charge du fournisseur.

Les coûts des essais sur le terrain et/ou des contrôles en laboratoire dans le cadre des homologations de produits sont à la charge de la SNCB si le produit est testé en laboratoire du groupe SNCB et si toutes les exigences du Règlement Technique sont respectées. Les frais sont à la charge du fournisseur si une ou plusieurs exigences techniques ne sont pas remplies ou si les tests ne sont pas effectués dans le laboratoire du groupe SNCB.

Les prototypes pour les tests sur le terrain ou les tests en laboratoire doivent être mis à la disposition de la SNCB et sont à charge du fournisseur. Des exceptions à ces règles sont notées dans les dispositions techniques. Les frais sont toujours facturés à l’avance par la SNCB.

La SNCB n’exige pas que les fournisseurs disposent d’un certificat de qualité ISO 9000 (ou équivalent). Les fournisseurs doivent cependant poursuivre une politique de qualité efficace et démontrer que les produits ou services sont conformes aux exigences de la SNCB.