B-PI

Produits pour lesquels une qualification est requise

Pour certains éléments stratégiques, la SNCB a opté pour un système de qualification.

Comment se qualifier?

En tant que candidat fournisseur à l'un des systèmes de qualification de la SNCB, vous envoyez un mail à qualifications@b-rail.be en y mentionnant vos données et le système pour lequel vous vous portez candidat.

Vous recevez ensuite un questionnaire à remplir ainsi que les Dispositions Techniques en vigueur.

Elles servent de base à la première étape du processus de qualification : l'enquête administrative.

L'objectif est de se faire une idée des possibilités techniques, de l'expérience dans le secteur ferroviaire, de la gestion de la qualité des biens ou services à fournir et de la stabilité financière de votre entreprise.

Si l'enquête administrative livre un résultat positif, il peut s'ensuivre une visite du(des) site(s) de production afin de procéder à un audit. Il est à noter que chaque site de production sera audité séparément. Lors de cet audit, qui dure généralement une journée, les constatations du questionnaire sont vérifiées dans la pratique et une attention supplémentaire est accordée aux moyens de production, aux différents processus, à la façon dont la politique qualité est appliquée dans la pratique, etc.

A l'issue d'un résultat d'audit positif, le candidat fournisseur est qualifié pour 6 ans, avec possibilité de prolongation par période de 6 ans.
En cas de résultat négatif, la qualification peut être refusée ou une qualification provisoire d'une durée limitée peut être accordée.
Le fournisseur qualifié est tenu de signaler chaque changement. Cela peut exercer un impact sur la qualification et il peut être décidé de relancer la procédure de qualification. En cas de requalification, le candidat est prié de compléter à nouveau ce questionnaire (éventuellement uniquement pour les rubriques modifiées entretemps) et d'y joindre les annexes demandées.

La SNCB se réserve le droit de retirer une qualification. Les motifs peuvent notamment être les suivants :

  • modification apportée au produit ou au processus sans avoir été signalée
  • processus, produits, contrôles, tests, ... pas (plus) conformes aux dispositions techniques
  • faillite du fournisseur
  • problèmes récurrents au niveau de la qualité ou de la livraison

Si en tant qu'entreprise, vous êtes titulaire d'un certificat IRIS ou d'un certificat d'un autre opérateur ferroviaire, certaines étapes de la qualification peuvent être ignorées.
Si en tant qu'entreprise pour la Belgique, vous collaborez avec une entreprise représentante, nous considérons alors cette dernière comme un représentant mandaté, à condition que le document en annexe soit complété et qu'il nous soit renvoyé signé par les deux parties.

Outre la qualification de fournisseur, une homologation de produit peut également s'avérer nécessaire. Les conditions pour une qualification en tant que fournisseur et pour une homologation de produit figurent dans les Dispositions Techniques.

FAQ

Le système de qualification a été développé après révision des prescriptions pour la passation de marchés publics par la directive 2004/17/CE du Parlement européen et du Conseil , ce qui a permis la sélection de candidats sur la base d'une qualification. Une telle présélection permet d'estimer au préalable les capacités des candidats de sorte à pouvoir garantir la réalisation des prestations souhaitées (adjudication publique avec qualification préalable pour marchés publics de fournitures et de services " complexes ") et à limiter le nombre de candidats à soumissionner.

Le système de qualification est surtout appliqué lors de l'achat d'articles stratégiques présentant un chiffre d'affaires important, mais aussi lors de l'achat d'articles à chiffre d'affaires plus limité qui doivent répondre à certaines exigences techniques dont la conformité ne peut être établie qu'après des tests assez longs. Enfin, le système de qualification est également utilisé lors de l'achat d'articles qui reflètent l'image de la SNCB.

En principe, une certification est valable 6 ans et renouvelable.

Absolument. La SNCB se réserve le droit de retirer une qualification. Les motifs peuvent notamment être les suivants :

  • modification apportée au produit ou au processus sans avoir été signalée
  • processus, produits, contrôles, tests, ... pas (plus) conformes aux Dispositions Techniques
  • faillite du fournisseur
  • problèmes récurrents au niveau de la qualité ou de la livraison

Non, seule l'offre la plus avantageuse est alors retenue.
Les fournisseurs non qualifiés peuvent-ils aussi participer à une adjudication ?
Non, seuls les fournisseurs qualifiés sont en principe contactés par les acheteurs SNCB.
La SNCB se réserve toutefois le droit de contacter des fournisseurs qualifiés présentant des produits non (encore) homologués afin d'évaluer l'opportunité d'une homologation.

C'est possible, y compris pour les mêmes produits, mais chaque site doit être qualifié séparément.

Je ne possède moi-même aucun site de production, mais je représente une autre firme, que se passe-t-il?

Aucun problème. Vous êtes alors un représentant mandaté. Dans ce cas, la demande doit être accompagnée d'un document du fournisseur producteur qui autorise explicitement cette personne à le représenter dans le cadre de la qualification et les marchés de fournitures destinés à la SNCB.

L'ouverture d'un dossier est entièrement gratuite.

En cas d'audit fournisseur dans un état de l'Union européenne (UE) ou de l'Association Européenne de Libre-Echange (AELE), les coûts incombent à la SNCB. Pour les pays hors UE ou AELE, les frais d'hébergement et de déplacement sont pris en charge par le fournisseur.

Les coûts engendrés dans le cadre de tests sur le terrain d'homologation de produit et/ou examens en laboratoire sont à charge de la SNCB si le produit est testé dans le labo du groupe SNCB et s'il répond à toutes les exigences des Dispositions Techniques applicables. Ils sont toutefois imputés au fournisseur s'il ne satisfait pas à une ou plusieurs exigences techniques ou si les tests sont réalisés dans d'autres labos que ceux du Groupe SNCB.

Les prototypes pour les essais sur le terrain ou tests en laboratoire doivent être mis à la disposition de la SNCB et sont pris en charge par le fournisseur.

Les exceptions à ces règles sont mentionnées dans les Dispositions Techniques.

Les frais seront toujours facturés d'avance par la SNCB. Les montants dus doivent être virés sur le compte IBAN BE 46 0014 4036 6336. SWIFT: ARTEBEBB.

Lorsque le fournisseur sous-traite la majeure partie de la fourniture, les sous-traitants sont eux aussi soumis à une évaluation dans le cadre de cette même procédure de qualification. Aucune demande de qualification supplémentaire n’est toutefois nécessaire. Les coûts relèvent de la même réglementation que celle exposée ci-avant.

Le dossier de qualification stipule clairement les sous-traitants qualifiés et lors de l’appel à un nouveau sous-traitant, le fournisseur doit le signaler à la SNCB qui à son tour, procède à l’évaluation de ce nouveau sous-traitant selon les mêmes conditions que celles exposées ci-avant.

Six mois avant l'expiration du certificat, le questionnaire vous est à nouveau envoyé. La SNCB analysera et évaluera individuellement chaque cas de prolongation d'une qualification. La SNCB peut décider de procéder à un nouvel audit. Si toutes les évaluations sont positives, votre firme obtient à nouveau un certificat. Ce certificat est à nouveau valable pour 6 ans maximum.

Nous n'exigeons pas que nos fournisseurs possèdent de certificat de qualité ISO 9000 ou similaire. La présence d'une politique qualité importe davantage pour la SNCB. Les questions essentielles portent sur la façon dont le fournisseur décide qu'un produit ou service est conforme aux exigences de la SNCB, comment il aborde une non-conformité éventuelle, ... Mais une organisation certifiée répond normalement à ces exigences.

Dans le cas où les tests d'homologation nécessaires seraient modifiés dans une spécification technique existante, les nouveaux essais et tests sur le terrain à réaliser par les fournisseurs déjà qualifiés pour maintenir leur homologation sont à la charge de la SNCB et ce, pour autant que les résultats desdits essais soient positifs. Le fournisseur peut également décider de retirer sa qualification.

Les nouveaux essais sont réalisés par les labos de la SNCB ou, après accord de la SNCB, par le fournisseur ou un tiers.

La SNCB peut décider de ne réaliser ces nouveaux essais que lors de la fourniture du produit concerné. Dans ce cas, les produits homologués au moment de la modification de la spécification technique restent homologués au moins jusqu'à réalisation desdits essais, à moins que le produit concerné ne puisse incontestablement pas répondre aux exigences modifiées.

Vous avez l'obligation de signaler chaque modification apportée à votre produit, surtout si celle-ci relève d'une homologation de produit. La SNCB évaluera si de nouveaux essais doivent être effectués sur le produit en question.

Mon site est déjà qualifié, mais je souhaite homologuer d'autres produits selon d'autres dispositions techniques. Quelle est la procédure à suivre ?

Dans ce cas, vous devez introduire une nouvelle demande de qualification.

Autres produits/services

Tous les marchés au-delà du seuil de publication européen sont publiés sur notre site internet. En vous portant candidat à l’un de ces marchés, vous êtes automatiquement repris dans le fichier fournisseurs de la SNCB.

Pour les marchés sous le seuil de publication, le service achats en collaboration avec le service demandeur, choisit les candidats qui recevront le cahier spécial des charges. Si vous souhaitez recevoir à l’avenir des cahiers spéciaux des charges de la SNCB, il vous suffit de compléter le formulaire de contact. Celui-ci sera ensuite transmis au(x) acheteur(s) concerné(s).

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Notre mission & vision

Procurement est la division d’achat de la SNCB. Elle soutient la SNCB dans la réalisation de ses objectifs.

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Qu'achetons-nous?

Toutes les fournitures nécessaires à l’exploitation d'un opérateur ferroviaire pour les différentes unités de la SNCB.

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Comment achetons-nous?

A la SNCB, tous les achats s’effectuent conformément à la loi sur les marchés publics.

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