Het kwalificatiesysteem wordt toegepast bij de aankoop van strategische artikelen met een belangrijk omzetcijfer, maar ook artikelen met een beperkt omzetcijfer die moeten beantwoorden aan technische vereisten waarvan de conformiteit enkel kan worden vastgesteld na uitvoerige proeven.

Naast de leverancierskwalificatie kan er ook een producthomologatie nodig zijn. De voorwaarden voor leverancierskwalificatie en producthomologatie zijn opgenomen in de Technische Bepalingen.

Het kwalificatiesysteem is ingevoerd na de herziening van de voorschriften voor het plaatsen van overheidsopdrachten met richtlijn 2004/17/EG van het Europees Parlement en de Raad, waardoor de selectie van kandidaten op basis van kwalificatie mogelijk is. Deze preselectie laat toe om vooraf de capaciteiten van de kandidaten te kunnen inschatten.

Een certificaat is 6 jaar geldig en hernieuwbaar. Een half jaar voor het verval ervan wordt u opnieuw de vragenlijst toegestuurd. NMBS beoordeelt elk geval van verlenging afzonderlijk, eventueel gepaard gaand met een nieuwe audit.

NMBS houdt zich het recht voor om een kwalificatie in te trekken, omwille van:

• veranderingen aan een product of proces die niet gemeld werden
• processen, producten, controles, testen, … die niet (meer) conform de Technische Bepalingen zijn
• een faillissement van de leverancier
• herhaaldelijke kwaliteits- of leveringsproblemen.

Als de homologatieproeven in een technische bepaling gewijzigd worden, vallen de nieuwe veldtesten en proeven voor het behoud van uw homologatie als gekwalificeerde leverancier ten laste van NMBS. De leverancier kan beslissen zijn kwalificatie in te trekken.

De nieuwe proeven worden verricht door NMBS of, na akkoord van NMBS, door de leverancier of een derde. NMBS kan beslissen deze proeven pas uit te voeren bij de levering van het betrokken product. In dit geval blijven de gehomologeerde producten minstens tot de verrichting van de genoemde proeven gehomologeerd.

Als leverancier bent u verplicht elke wijziging aan uw product te melden, zeker indien dit binnen een producthomologatie valt. NMBS zal oordelen of er nieuwe proeven op het betrokken product uitgevoerd moeten worden.

Wanneer u andere producten volgens andere technische bepalingen wilt homologeren, moet u een nieuwe aanvraag tot kwalificatie indienen.

Dat kan, maar elke site dient afzonderlijk gekwalificeerd te worden.

Het openen van een dossier is kosteloos. Een leveranciersaudit in een land van de Europese Unie of de Europese Vrijhandelsassociatie (EFTA) valt ten laste van NMBS. Bij een audit in een land buiten EU of EFTA zijn de logies- en verplaatsingskosten ten laste van de leverancier.

De kosten voor veldtesten en/of labocontroles in het kader van producthomologaties vallen ten laste van NMBS als het product wordt getest in het labo van de NMBS-groep en als voldaan wordt aan alle eisen van de Technische Bepalingen. De kosten worden aangerekend aan de leverancier wanneer aan één of meerdere technische eisen niet voldaan wordt of wanneer de testen niet in het labo van de NMBS-groep worden uitgevoerd.

De prototypes voor veldtesten of laboproeven moeten ter beschikking worden gesteld van NMBS en zijn voor rekening van de leverancier. Uitzonderingen op deze regels worden vermeld in de Technische Bepalingen. De kosten worden altijd vooraf door NMBS gefactureerd.

NMBS eist niet dat leveranciers een ISO 9000-kwaliteitscertificaat (of gelijkwaardig certificaat) bezitten. Wel moeten leveranciers een performant kwaliteitsbeleid voeren en aantonen dat producten of diensten conform de NMBS-vereisten zijn.