B-PI

Producten waarvoor kwalificatie vereist is

Voor een aantal strategische onderdelen heeft NMBS geopteerd voor een kwalificatiesysteem.

Hoe zich kwalificeren?

Als kandidaat leverancier voor één van de kwalificatiesystemen van de NMBS stuurt u een mail naar qualifications@b-rail.be met uw gegevens en het systeem waarvoor u wil kandideren.

U ontvangt vervolgens een in te vullen vragenlijst en de Technische Bepalingen die van toepassing zijn.

Deze dient als basis voor de eerste stap in het kwalificatieproces: het administratief onderzoek.

Het doel is een inzicht te krijgen in de technische mogelijkheden, ervaring in de spoorwegsector, beheer van de kwaliteit van de te leveren goederen of diensten en de financiële stabiliteit van uw onderneming.

Indien het administratief onderzoek een positief resultaat oplevert, volgt mogelijks een bezoek aan de producerende site(s) om een audit uit te voeren. Noteer dat elke producerende site apart zal geauditeerd worden.

Tijdens deze audit, die gewoonlijk een dag duurt, worden de bevindingen van de vragenlijst gecontroleerd in de praktijk en is er extra aandacht voor de productiemiddelen, de verschillende processen, hoe het kwaliteitsbeleid in de praktijk wordt toegepast, enz.

Na een positief auditresultaat wordt de kandidaat leverancier gekwalificeerd voor 6 jaar, met mogelijkheid tot verlenging per periode van 6 jaar.

Bij een negatief resultaat kan de kwalificatie geweigerd worden of kan een voorlopige kwalificatie van een beperktere duur toegekend worden.

De gekwalificeerde leverancier is verplicht elke verandering te melden. Dit kan een impact hebben op de kwalificatie en er kan beslist worden om de kwalificatieprocedure opnieuw op te starten.

Bij herkwalificatie wordt gevraagd om deze vragenlijst opnieuw in te vullen (eventueel enkel voor de rubrieken die in tussentijd gewijzigd zijn) en de gevraagde bijlagen toe te voegen.

De NMBS houdt zich het recht voor om een kwalificatie in te trekken. Oorzaken kunnen onder andere zijn:

  • verandering aan product of proces die niet gemeld werden
  • processen, producten, controles, testen,… niet (meer) conform de Technische Bepalingen
  • faillissement leverancier
  • herhaaldelijke kwaliteits- of leverproblemen

Als uw onderneming een IRIS-certificaat heeft of een certificaat van een andere spoorwegoperator, dan kunnen bepaalde stappen in de kwalificatie overgeslagen worden. 

Naast de leverancierskwalificatie kan er ook een producthomologatie nodig zijn. Voorwaarden voor leverancierskwalificatie en voor producthomologatie worden opgenomen in de Technische Bepalingen.

FAQ

Het kwalificatiesysteem is ontwikkeld nadat de voorschriften voor het plaatsen van overheidsopdrachten met richtlijn 2004/17/EG van het Europees Parlement en de Raad werden herzien, waardoor de selectie van kandidaten op basis van kwalificatie mogelijk is gemaakt. Dergelijke preselectie laat toe om vooraf de capaciteiten van de kandidaten in te kunnen schatten, zodat kan worden verzekerd dat de gewenste prestaties gerealiseerd zullen worden (openbare aanbesteding met voorafgaande kwalificatie voor overheidsopdrachten van “complexe” leveringen en diensten), en dat het aantal aan te schrijven kandidaten kan worden beperkt.
Het kwalificatiesysteem wordt vooral toegepast bij de aankoop van strategische artikelen met een belangrijk omzetcijfer, maar ook bij de aankoop van artikelen met een beperkter omzetcijfer die moeten beantwoorden aan bepaalde technische vereisten waarvan de conformiteit slechts kan worden vastgesteld na proeven die een bepaalde tijd in beslag nemen. Tot slot wordt het kwalificatiesysteem ook gebruikt bij de aankoop van artikelen die het imago van de NMBS weerspiegelen.
Een certificaat is in principe 6 jaar geldig en hernieuwbaar.

Zeker. De NMBS houdt zich het recht voor om een kwalificatie in te trekken. Oorzaken kunnen onder andere zijn:

  • verandering aan product of proces die niet gemeld werden
  • processen, producten, controles, testen,… niet (meer) conform de Technische Bepalingen
  • faillissement leverancier
  • herhaaldelijke kwaliteits- of leverproblemen

Nee, enkel de meest geschikte offerte wordt dan weerhouden.

Mogen niet gekwalificeerde leveranciers ook meedingen voor een aanbesteding?

Nee, enkel gekwalificeerde leveranciers worden in principe gecontacteerd door de NMBS inkopers.

NMBS behoudt zich wel het recht voor om gekwalificeerde leveranciers met (nog) niet gehomologeerde producten te contacteren om de opportuniteit van een homologatie te evalueren.

Dat kan, zelfs voor de zelfde producten, maar elke site dient afzonderlijk gekwalificeerd te worden.

Ik heb zelf geen productiesite maar vertegenwoordig een andere firma, wat nu ?

Geen probleem, we spreken dan van een gemandateerd vertegenwoordiger. In dit geval moet de aanvraag vergezeld worden door van een door de producerende leverancier document van dat expliciet toestaat dat deze persoon hem vertegenwoordigt in het kader van de kwalificatie en van de opdrachten voor leveringen aan de NMBS.

Het openen van een dossier is volledig kosteloos

In geval van leveranciersaudit in een land van de Europese Unie(EU) of van de Europese Vrijhandelsassociatie (EFTA) vallen de kosten ten laste van de NMBS.

Voor de landen buiten EU of EFTA zijn de logies- en verplaatsingskosten ten laste van de leverancier.

Kosten voor in het kader van producthomologatie gevraagde veldtesten en/of labocontroles zijn ten laste van de NMBS als het product wordt getest in het labo van de NMBS-groep en als ze voldoen aan alle eisen van de toepasselijke Technische Bepalingen. Ze worden echter aangerekend aan de leverancier als niet aan één of meerdere technische eisen voldaan wordt of indien de testen bij andere labo’s dan deze van de NMBS-groep worden uitgevoerd.

De prototypes voor veldtesten of laboproeven moeten ter beschikking worden gesteld van de NMBS en zijn voor rekening van de leverancier.

Uitzonderingen op deze regels worden vermeld in de Technische Bepalingen.

De kosten worden altijd vooraf door de NMBS gefactureerd. De verschuldigde bedragen zijn te storten op IBAN BE 46 0014 4036 6336. SWIFT: ARTEBEBB.

Als de leverancier een belangrijk deel van de levering in onderaanneming geeft, zijn ook de onderaannemers onderworpen aan een evaluatie in het kader van dezelfde kwalificatieprocedure. Er is echter geen extra aanvraag tot kwalificatie noodzakelijk. De kosten vallen onder dezelfde regeling als hierboven uiteengezet.

Het kwalificatiedossier vermeldt duidelijk de gekwalificeerde onderaannemers en bij het inzetten van een nieuwe onderaannemer moet de leverancier dit melden aan de NMBS, welke op zijn beurt overgaat tot de evaluatie van deze nieuwe onderaannemer volgens dezelfde voorwaarden als hierboven uiteengezet.

Een half jaar voor verval van het certificaat wordt u opnieuw de vragenlijst toegestuurd. De NMBS zal elk geval van verlenging van een kwalificatie afzonderlijk analyseren en beoordelen. De NMBS kan beslissen een nieuwe audit te doen. Als alle evaluaties positief zijn krijgt uw firma opnieuw een certificaat. Dit certificaat is opnieuw maximum 6 jaar geldig.
We eisen niet dat onze leveranciers een ISO 9000 of analoog kwaliteitszorgcertificaat bezitten. Belangrijker voor de NMBS is dat er een kwaliteitsbeleid aanwezig is. Essentiële vragen zijn hoe de leverancier beslist dat een product of dienst conform is aan de NMBS vereisten, hoe het omgaat met een eventuele niet conformiteit, … Maar een gecertifieerde organisatie voldoet normaal wel aan deze vereisten.

Als de noodzakelijke homologatieproeven in een bestaande technische bepaling gewijzigd worden, vallen de nieuwe door de al gekwalificeerde leveranciers te verrichten veldtesten en proeven voor het behoud van hun homologatie ten laste van de NMBS en wel voor zover de resultaten van de deze proeven positief zijn. De leverancier kan dan ook beslissen zijn kwalificatie in te trekken.

De nieuwe proeven worden verricht door de labo’s van de NMBS of, na akkoord van de NMBS, door de leverancier of een derde.

De NMBS kan beslissen deze nieuwe proeven pas uit te voeren bij de levering van het betrokken product. In dit geval blijven de op het moment van de wijziging van de technische specificatie gehomologeerde producten tenminste tot de verrichting van de genoemde proeven gehomologeerd, tenzij het betrokken product ontegenzeglijk niet kan voldoen aan de gewijzigde voorwaarden.

U bent verplicht elke wijziging aan uw product te melden, zeker indien dit binnen een producthomologatie valt. De NMBS zal oordelen of er nieuwe proeven op het betrokken product dienen uitgevoerd te worden.

Mijn site is reeds gekwalificeerd, maar ik wens andere producten volgens andere technische bepalingen te homologeren. Wat is de procedure?

In dit geval dient u een nieuwe aanvraag tot kwalificatie in te dienen.

Andere producten/diensten

Alle opdrachten boven de Europese publicatiedrempel worden gepubliceerd op onze website. Door u kandidaat te stellen voor één van deze opdrachten, wordt u automatisch opgenomen in het leveranciersbestand van de NMBS.

Voor opdrachten onder de publicatiedrempel kiest de aankoopdienst samen met de aanvragende dienst de kandidaten die het bestek zullen ontvangen. Indien u in de toekomst bestekken van NMBS wenst te ontvangen, kan u het contactformulier invullen. Dit zal verder doorgestuurd worden naar de betrokken aankoper(s).

info teaser test
Onze missie&visie

Procurement is de inkoopafdeling van NMBS. De professionals van Procurement ondersteunen NMBS met het realiseren van haar doelstellingen.

Meer weten

info teaser test
Wat kopen we?

Wij kopen alle benodigdheden nodig voor de exploitatie van een spoorwegoperator voor de verschillende eenheden van de NMBS.

Meer weten

info teaser test
Hoe kopen we aan?

Alle aankopen bij NMBS worden geplaatst conform de wet op de overheidsopdrachten.

Meer weten

info teaser test
Tools & tips

Lijst van de tools die gebruikt zijn bij de gunningsprocedure voor overheidsopdrachten

Meer weten