Pour être recevable, votre candidature doit répondre aux critères suivants :

• Votre entreprise dispose d’une capacité financière suffisante pour exploiter durablement le concept proposé ; 
• Votre entreprise possède les compétences professionnelles et l’expérience nécessaires pour exploiter le concept de manière professionnelle ; 
• Vous ou votre entreprise n’avez fait l’objet d’aucune condamnation pour des infractions portant atteinte à l’intégrité professionnelle ; 
• Votre entreprise n’est pas en situation de faillite ou de liquidation, ne fait pas l’objet d’une procédure de réorganisation judiciaire et ne se trouve pas dans une situation juridique similaire ; 
• Votre entreprise n’a commis aucune infraction en matière de paiement des cotisations de sécurité sociale et des impôts directs ou indirects ; 
• Vous maîtrisez la langue de la région dans laquelle se situe la gare ou le point d’arrêt.

Pour les types d’automates suivants, la SNCB ne peut actuellement pas conclure de convention dans ses grandes gares (voir liste ci-dessous), en raison de l’existence de contrats-cadres déjà en vigueur :

• Automates photo
• Distributeurs de billets
• Consignes à colis
• Casiers à bagages
• Automates de location de powerbanks
• Distributeurs de boissons, de café et de snacks

Cela concerne les gares suivantes :

• Anvers-Berchem
• Anvers-Central
• Brussels Airport Zaventem
• Bruxelles-Luxembourg
• Bruxelles-Midi
• Bruxelles-Nord
• Bruges
• Charleroi-Central
• Courtrai
• Denderleeuw
• Halle
• Liège-Guillemins
• Louvain
• Malines
• Mons
• Ostende
• Ottignies

Pour les autres gares, une proposition peut toutefois être soumise, sous réserve des conditions suivantes :

• L’emplacement ne doit pas déjà accueillir un automate ;
• Le titulaire du contrat-cadre dispose toujours d’un droit de préférence pour installer ses automates sur les emplacements actuellement dépourvus d’automates. Si ce dernier ne souhaite pas exercer ce droit pour un emplacement donné, il pourra être examiné, en concertation, si une convention peut être conclue sur le plan technique et commercial.

En outre, les concepts ayant déjà été testés dans les gares mentionnées ci-dessus ne peuvent être évalués que via une consultation de marché distincte. Cette liste n’est pas limitative, mais concerne notamment les concepts suivants :

• Automates « healthy »
• Distributeurs de nouilles
• Distributeurs de pain
• ...

Par ailleurs, si le concept est déjà présent dans la gare, que ce soit sous la forme d’une exploitation fixe ou d’un automate, une nouvelle exploitation ne pourra pas être acceptée.

Dans les gares suivantes, il n’existe actuellement aucune possibilité d’exploiter de nouveaux automates :

• Mons
• Liège-Guillemins
• Gand-Saint-Pierre

Un maximum de 3 conventions par candidat peut être conclu pour différents emplacements, à condition qu’il s’agisse du même concept/de la même offre. En cas de succès de l’exploitation, une extension à des emplacements supplémentaires pourra être envisagée.

Il convient d’indiquer clairement la gare pour laquelle la candidature est introduite. Les demandes mentionnant uniquement une région ne seront pas prises en considération.

Toutes les gares/implantations ne disposent pas des possibilités techniques ou de l’espace nécessaires pour l’exploitation d’un nouvel automate. Chaque demande fera donc d’abord l’objet d’une analyse technique afin de déterminer ce qui est réalisable.

Si l’évaluation conclut qu’une exploitation est possible, une convention sera conclue pour une durée déterminée en fonction du type de gare.

Pour les gares mentionnées ci-dessous, une phase de test d’une durée maximale de 1,5 an est prévue. Après un an d’exploitation, une évaluation sera réalisée afin de vérifier la faisabilité opérationnelle et commerciale du projet pour les deux parties.

Si cette évaluation est positive et que la SNCB ainsi que l’exploitant souhaitent poursuivre l’exploitation, la SNCB lancera une consultation de marché pour une nouvelle période d’exploitation d’une durée maximale de quatre ans.

• Anvers-Berchem
• Anvers-Central
• Brussels Airport Zaventem
• Bruxelles-Luxembourg
• Bruxelles-Midi
• Bruxelles-Nord
• Bruges
• Charleroi-Central
• Courtrai
• Denderleeuw
• Halle
• Liège-Guillemins
• Louvain
• Malines
• Mons
• Ostende
• Ottignies

Pour les autres gares, il sera préalablement examiné si un espace suffisant est disponible et si les raccordements techniques nécessaires sont présents pour l’installation d’un automate.

Dans ce cas, et si un accord commercial est conclu, une convention pourra être signée pour une période initiale de maximum deux ans, avec la possibilité d’une prolongation unique de maximum deux ans. En cas de pluralité de candidats pour une même gare/un même concept, la SNCB se réserve le droit d’organiser et de publier une consultation de marché pour l’emplacement concerné.

• Vous devez soumettre une proposition financière à titre de redevance pour l’exploitation de votre automate. Cette proposition consiste en une redevance mensuelle fixe. Celle-ci est indexée annuellement.
• Les coûts des utilités (électricité et/ou eau) sont facturés sur la base d’un compteur intermédiaire ou, à défaut, via une redevance mensuelle forfaitaire. Cette redevance est calculée sur la base d’une consommation annuelle estimée (exprimée en kWh ou en m³), telle que mentionnée dans la fiche technique de l’automate. Ce montant est ensuite révisé annuellement en fonction des prix de l’énergie en vigueur.
• Si des aménagements techniques supplémentaires s’avèrent nécessaires sur place, tels qu’une prise électrique ou un raccordement à l’eau, les coûts d’installation sont entièrement à charge du candidat/concessionnaire.
• Une garantie équivalente à 30 % de la redevance annuelle, majorée de 21 % de TVA, doit être constituée avant le début du contrat. Cette garantie peut prendre la forme d’une garantie bancaire à première demande ou d’une garantie en espèces à verser sur le compte de la SNCB. Il est également possible d’opter pour un paiement anticipé de l’intégralité de la redevance contractuelle.
• Les paiements s’effectuent par domiciliation, qui doit être active au moment de l’entrée en vigueur du contrat.
• Vous êtes automatiquement affilié à la police d’assurance incendie globale souscrite par la SNCB auprès d’Ethias au bénéfice des concessionnaires dans et autour des gares. La prime annuelle vous sera refacturée. La responsabilité civile (RC exploitation, etc.) ainsi que le contenu de la concession ne sont pas incluses et doivent être assurés séparément par vos soins.
• Vous devez souscrire une assurance responsabilité civile d’exploitation avec une couverture minimale de 1.500.000 € par sinistre, couvrant tous types de dommages (corporels, matériels et immatériels), y compris ceux causés par le feu, l’incendie, l’explosion, la fumée et l’eau.
• Vous devez proposer autant que possible différents systèmes de paiement, dont au moins un système de paiement électronique.
• Une attention particulière doit être accordée à l’accessibilité pour les personnes en fauteuil roulant. L’utilisation et le paiement doivent idéalement se faire à hauteur d’épaule d’un utilisateur en fauteuil roulant (maximum 125 cm), conformément à la réglementation européenne.
• Vous devez respecter à tout moment les lois coordonnées sur l’emploi des langues en matière administrative.
• Consultez les conditions générales du contrat de concession.