Om in aanmerking te komen, dient uw aanvraag aan de volgende criteria te beantwoorden:

• Uw onderneming beschikt over voldoende financiële draagkracht om het voorgestelde concept duurzaam uit te baten;
• Uw onderneming beschikt over de nodige vakbekwaamheid en ervaring om het voorgestelde concept professioneel te exploiteren;
• U of uw onderneming heeft geen veroordeling opgelopen voor misdrijven die de professionele integriteit aantasten;
• Uw onderneming verkeert niet in staat van faillissement of vereffening, is niet het voorwerp van een gerechtelijke reorganisatie of bevindt zich niet in een soortgelijke juridische situatie;
• Uw onderneming heeft geen inbreuken op de verplichtingen inzake betaling van sociale zekerheidsbijdragen en directe of indirecte belastingen;
• U beheerst de taal van het gebied waarin het station of de stopplaats is gelegen.

Voor onderstaande types van automaten kan NMBS in haar grotere stations (zie lijst hieronder) momenteel geen overeenkomst afsluiten, aangezien hiervoor reeds bestaande kadercontracten van kracht zijn:

• Foto-automaten
• Geldautomaten
• Pakjesautomaten
• Bagagelockers
• Automaten voor verhuur van powerbanks
• Drank-, koffie- en snackautomaten

Dit betreft de volgende stations:

• Antwerpen-Berchem
• Antwerpen-Centraal
• Bergen
• Brussels Airport Zaventem
• Brussel-Luxemburg
• Brussel-Zuid
• Brussel-Noord
• Brugge
• Charleroi-Centraal
• Denderleeuw
• Halle
• Kortrijk
• Leuven
• Luik-Guillemins
• Mechelen
• Oostende
• Ottignies

Voor andere stations kan er echter wel een voorstel gedaan worden onder voorbehoud van:

• Locatie waar er nog geen automaat aanwezig is.
• De kadercontractant heeft steeds het voorkeurrecht om zijn automaten te plaatsen op de locaties waar er op heden geen automaten staan. Indien hij dit voorkeurrecht niet wenst op te eisen voor een bepaalde locatie, kan in samenspraak bekeken worden of er op technisch en commercieel vlak een overeenkomst kan gesloten worden.

Daarnaast geldt dat concepten die reeds eerder werden getest in de bovenstaande stations enkel kunnen beoordeeld worden via een afzonderlijke marktconsultatie. Dit overzicht is niet-limitatief maar heeft momenteel onder meer betrekking op de volgende concepten:

• Healthy-automaten
• Noedelautomaten
• Broodautomaten
• ...

Indien het concept reeds aanwezig is in het station, zowel onder de vorm van een vaste uitbating als via een automaat kan een exploitatie eveneens niet aanvaard worden.

In de volgende stations zijn er op dit ogenblik geen mogelijkheden tot het uitbaten van nieuwe automaten:

• Bergen
• Luik-Guillemins
• Gent-Sint-Pieters

Er kan maximaal voor 3 verschillende stations een overeenkomst afgesloten worden per kandidaat voor hetzelfde concept/aanbod. Indien de uitbating succesvol is, kan een uitbreiding naar bijkomende locaties worden bekeken.

Er dient duidelijk aangegeven te worden voor welk station er een aanvraag ingediend wordt. Een aanvraag met enkel de melding van de regio zal niet verder behandeld worden.

Niet elk station/locatie heeft de technische mogelijkheden of ruimte om een nieuw automaat uit te baten. Bij elke aanvraag zal er in eerste instantie technisch nagekeken worden wat al dan niet mogelijk is.

Indien uit de beoordeling blijkt dat een uitbating mogelijk is, wordt een overeenkomst afgesloten voor een bepaalde duurtijd afhankelijk van het type station.

Voor de hieronder vermelde stations wordt gewerkt met een testfase met een maximale duurtijd van 1,5 jaar. Na één jaar uitbating zal een evaluatie plaatsvinden om na te gaan of het project operationeel en commercieel haalbaar is voor beide partijen.

Indien deze evaluatie positief is en zowel NMBS als de uitbater verdere interesse hebben in de voortzetting van de uitbating, zal NMBS een marktconsultatie lanceren voor een nieuwe exploitatieperiode van maximum vier jaar.

• Antwerpen-Berchem
• Antwerpen-Centraal
• Bergen
• Brussels Airport Zaventem
• Brussel-Luxemburg
• Brussel-Zuid
• Brussel-Noord
• Brugge
• Charleroi-Centraal
• Denderleeuw
• Halle
• Kortrijk
• Leuven
• Luik-Guillemins
• Mechelen
• Oostende
• Ottignies

Voor de overige stations wordt eerst onderzocht of er voldoende ruimte beschikbaar is en of de nodige technische aansluitingen aanwezig zijn om een automaat te plaatsen. Indien dit het geval is en er een commercieel akkoord wordt bereikt, kan een overeenkomst worden afgesloten voor een initiële periode van maximaal twee jaar, met de mogelijkheid tot één verlenging van maximaal twee jaar.

Indien zich meerdere kandidaten aanmelden voor een bepaald station/concept, behoudt NMBS zich het recht voor om een marktconsultatie op te stellen en te publiceren voor de betreffende locatie.

• U dient een financieel voorstel in te dienen als vergoeding voor de uitbating van uw automaat. Dit voorstel bestaat uit een vaste maandelijkse vergoeding. De vergoeding wordt jaarlijks geïndexeerd.
• De kosten voor nutsvoorzieningen (elektriciteit en/of water) worden aangerekend op basis van een tussenteller of, indien dit niet beschikbaar is, via een maandelijkse forfaitaire vergoeding. Deze forfaitaire vergoeding wordt berekend op basis van een geschat jaarlijks verbruik (uitgedrukt in kWh of m³) zoals vermeld in de technische fiche van de automaat. Dit bedrag wordt vervolgens jaarlijks herzien op basis van de op dat moment geldende energieprijzen.
• Indien ter plaatse bijkomende technische voorzieningen noodzakelijk blijken, zoals een stopcontact of wateraansluiting, zijn de installatiekosten volledig ten laste van de kandidaat/concessionaris.
• Een waarborg ten bedrage van 30% op de jaarlijkse vergoeding vermeerderd met 21% BTW, dient gesteld te worden voor de aanvang van het contract. Dit kan via een bankwaarborg op eerste verzoek of via een cashwaarborg te storten op rekening van NMBS. Er kan ook geopteerd worden voor een voorafbetaling van de volledige contractuele vergoeding.
• De betalingen gebeuren via domiciliëring, die actief dient te zijn bij de aanvang van het contract.
• U wordt automatisch aangesloten bij de globale brandverzekeringspolis die NMBS heeft afgesloten bij Ethias ten voordele van de concessionarissen in en rond de stations. De jaarlijkse premie wordt aan u doorgerekend. De burgerlijke aansprakelijkheid (BA uitbating, …) en de inhoud van de concessie zijn hierin niet inbegrepen en dienen afzonderlijk door u verzekerd te worden.
• U dient een BA uitbatingsverzekering af te sluiten met een minimale dekking van 1.500.000 € per schadegeval, voor alle soorten schade (lichamelijke, materiële en immateriële) inclusief schade veroorzaakt door brand, vuur, ontploffing, rook en water.
• U dient zoveel mogelijk betaalsystemen aan te bieden, met ten minste één elektronisch betaalsysteem.
• Bijzondere aandacht moet worden besteed aan het gebruiksgemak voor rolstoelgebruikers. Gebruik en betaling vindt idealiter plaats op schouderhoogte van een rolstoelgebruiker (maximaal 125 cm). Dit is in overeenstemming met de Europese regelgeving.
• U moet te allen tijde de gecoördineerde wetten op het gebruik van talen in bestuurszaken naleven.
• Radpleeg de algemene voorwaarden van het concessiecontract.