À partir du 1er janvier 2026, la facturation électronique devient obligatoire
La facture électronique structurée constitue le format de facture de prédilection de la SNCB. Depuis le 9 mars 2022, la SNCB est en mesure de recevoir et d’envoyer des factures électroniques structurées conformément à la norme européenne EN16931. La SNCB s'engage à accélérer son temps de traitement des factures et à s’assurer que tous les paiements soient effectués dans les délais contractuels convenus. Pour garantir un traitement rapide des factures, nous recommandons de passer à la facturation électronique structurée et d'adhérer aux exigences relatives aux factures ci-dessous.
Pour les fournisseurs enregistrés dans Ariba
Pour les fournisseurs enregistrés dans le réseau Ariba qui optent pour une facturation via SAP Ariba Business Network, les factures seront créées dans un format électronique structuré, ce qui est la méthode de prédilection de la SNCB pour la conduite des affaires et la gestion des achats.Pour les fournisseurs non enregistrés dans Ariba
Pour les fournisseurs non enregistrés dans le réseau Ariba, les factures électroniques structurées émises qui sont adressées à la SNCB doivent être conformes au format de facturation « PEPPOL-BIS » et à la version la plus récente. Veuillez vous assurer que vous avez effectué les adaptations techniques nécessaires dans votre système de facturation pour qu’il soit compatible avec la dernière version de facturation « PEPPOL BIS ». Si nécessaire, contactez votre fournisseur de système pour confirmer qu'il est compatible avec la version la plus récente.Exigences relatives aux factures et bons de commande
Pour garantir un traitement correct et rapide de votre facture, veuillez tenir compte des directives suivantes :
1. Format et envoi
Les factures doivent être soumises dans un format de facturation électronique structuré (PEPPOL BIS Billing), sauf en cas d’exception. Pour cela, utilisez une solution reconnue de facturation électronique.
L’envoi doit se faire exclusivement via le canal convenu, tel que le réseau ARIBA, un point d’accès PEPPOL, ou via OCR (facture PDF par e-mail).
2. Référence au bon de commande
Chaque facture doit faire référence à un seul numéro de bon de commande valide, sans ajout de caractères supplémentaires. Les bons de commande de la SNCB comportent 10 chiffres et commencent par 44, 45 ou 55. Veillez à ce que :
- la quantité facturée et l'unité de mesure (UoM) correspondent au bon de commande
- le taux unitaire de la facture soit identique
- une description claire du matériel, de la livraison ou du prestation de service soit incluse
3. Informations de livraison et de paiement
Indiquez le numéro d'article (consécutif), la date ou la période de livraison ou du prestation de service, ainsi que les conditions de livraison conformément aux Incoterms. Les conditions de paiement doivent être conformes au bon de commande ou au contrat d'achat.
Les pièces justicatives de la facture (bon de livraison signé, document d'expédition, une facture PDF) doivent être incluses dans la facture électronique structurée.
4. Données de l'acheteur et du vendeur
La facture doit contenir les informations suivantes pour l'acheteur et le vendeur :
- nom complet de la société, adresse et son numéro d'identification TVA ou l'identification locale
- le cas échéant : une référence attestant du statut fiscal enregistré
- adresse e-mail du vendeur
5. Données de paiement
Indiquez clairement la devise (code ISO), le numéro IBAN et/ou les coordonnées du compte bancaire et le BIC, y compris le nom du titulaire de compte.
Intrastat Exigences relatives à la facture et au bon de commande (liste non exhaustive)
Veuillez mentionner ou ajouter les informations suivantes :
Vous avez encore des questions ?
Pour plus d'informations sur la facturation électronique, veuillez envoyer un e-mail à [email protected]
