Facturation électronique : obligations pour nos fournisseurs
La SNCB privilégie la facturation électronique structurée et utilise le réseau Peppol depuis le 9 mars 2022 pour l’envoi et la réception de factures conformes à la norme européenne EN16931. Ce mode de transmission garantit un traitement plus rapide et plus fiable des factures.
Nous encourageons vivement tous nos fournisseurs à adopter la facturation électronique structurée afin d’assurer un traitement optimal de leurs documents.
Fournisseurs belges assujettis à la TVA
Depuis le 1er janvier 2026, toutes les factures/notes de crédit entre entreprises belges assujetties à la TVA en B2B (des exceptions s'appliquent) doivent être envoyées exclusivement sous forme électronique structurée via le réseau Peppol.
- Les fichiers PDF envoyés par e-mail ne sont plus acceptés.
- La seule facture conforme est la facture électronique structurée « PEPPOL BIS Billing » au format XML, conformément à la norme européenne EN16931.
Le fournisseur peut également opter pour une connexion via Ariba Network, qui permet l’émission de factures dans un format conforme aux exigences légales. En cas d’intérêt pour ce service, veuillez contacter notre Supplier Contact Center.
Autres fournisseurs belges et fournisseurs étrangers (hors Belgique)
Les fournisseurs établis en dehors du territoire belge et les fournisseurs belges non soumis à Peppol (certains cas d’exception) disposent d’une flexibilité supplémentaire.
Ils peuvent :
- envoyer leurs factures/notes de crédit PDF par e-mail à [email protected] ou
- utiliser le réseau Peppol, s'ils en disposent (format UBL/XML)
Exigences relatives aux factures et bons de commande
Pour garantir un traitement correct et rapide de votre facture, veuillez tenir compte des directives suivantes :
1. Format et envoi
Les factures doivent être soumises dans un format de facturation électronique structuré (PEPPOL BIS Billing), sauf en cas d’exception. Pour cela, utilisez une solution reconnue de facturation électronique.
L’envoi doit se faire exclusivement via le canal convenu, tel que le réseau ARIBA, un point d’accès PEPPOL, ou via OCR (facture PDF par e-mail).
2. Référence au bon de commande
Chaque facture doit faire référence à un seul numéro de bon de commande valide, sans ajout de caractères supplémentaires. Les bons de commande de la SNCB comportent 10 chiffres et commencent par 44, 45 ou 55. Veillez à ce que :
- la quantité facturée et l'unité de mesure (UoM) correspondent au bon de commande
- le taux unitaire de la facture soit identique
- une description claire du matériel, de la livraison ou de la prestation de service soit incluse
3. Informations de livraison et de paiement
Indiquez le numéro d'article (consécutif), la date ou la période de livraison ou de la prestation de service, ainsi que les conditions de livraison conformément aux Incoterms. Les conditions de paiement doivent être conformes au bon de commande ou au contrat d'achat.
Les pièces justificatives de la facture (bon de livraison signé, document d'expédition, une facture PDF) doivent être incluses dans la facture électronique structurée.
4. Données de l'acheteur et du vendeur
La facture doit contenir les informations suivantes pour l'acheteur et le vendeur :
- nom complet de la société, adresse et son numéro d'identification TVA ou l'identification locale
- le cas échéant : une référence attestant du statut fiscal enregistré
- adresse e-mail du vendeur
5. Données de paiement
Indiquez clairement la devise (code ISO), le numéro IBAN et/ou les coordonnées du compte bancaire et le BIC, y compris le nom du titulaire de compte.
Intrastat Exigences relatives à la facture et au bon de commande (liste non exhaustive)
Veuillez mentionner ou ajouter les informations suivantes :
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