Elektronische facturatie: verplichtingen voor onze leveranciers
NMBS geeft prioriteit aan gestructureerde elektronische facturatie en maakt sinds 9 maart 2022 gebruik van het Peppol netwerk voor het verzenden en ontvangen van facturen die voldoen aan de Europese norm EN16931. Deze transmissiemethode garandeert een snellere en betrouwbaardere verwerking van facturen.
Wij moedigen al onze leveranciers sterk aan om gestructureerde elektronische facturatie te gebruiken voor een optimale verwerking van hun documenten.
Belgische btw-plichtige leveranciers
Sinds 1 januari 2026 moeten alle facturen/creditnota’s tussen Belgische btw plichtige ondernemingen in B2B (met bepaalde uitzonderingen) uitsluitend in gestructureerde elektronische vorm via het Peppol netwerk worden verzonden.
- PDF bestanden die per e mail worden verstuurd, worden niet langer aanvaard.
- • De enige conforme factuur is de gestructureerde elektronische factuur “PEPPOL BIS Billing” in XML formaat, volgens de Europese norm EN16931.
De leverancier kan er ook voor kiezen om zich aan te sluiten via Ariba Network, dat de mogelijkheid biedt om facturen uit te reiken in een formaat dat voldoet aan de wettelijke vereisten. Bij interesse kunt u contact opnemen met ons Supplier Contact Center.
Overige Belgische leveranciers en buitenlandse leveranciers (buiten België)
Leveranciers die buiten België zijn gevestigd en Belgische leveranciers die niet onder de Peppol verplichting vallen (bepaalde uitzonderingen), beschikken over extra flexibiliteit.
Zij kunnen:
- hun facturen/creditnota’s in PDF vorm per e mail verzenden naar [email protected] of
- het Peppol netwerk gebruiken indien beschikbaar (UBL/XML formaat)
Voor leveranciers met Ariba
Voor leveranciers die gebruik maken van Ariba Network en ervoor kiezen om te factureren via het SAP Ariba Business Network, worden de facturen aangemaakt in een gestructureerd elektronisch formaat, wat de voorkeursmethode is van NMBS voor de bedrijfsvoering en om aankopen te beheren.
Voor leveranciers zonder Ariba
Voor leveranciers die niet zijn aangesloten bij Ariba Network, moeten gestructureerde elektronische facturen die naar NMBS worden verstuurd, voldoen aan het PEPPOL-BIS-facturatieformaat en de meest recente versie. Gelieve de noodzakelijke technische aanpassingen in je facturatiesysteem door te voeren voor de nieuwste versie van PEPPOL BIS Billing. Neem indien nodig contact op met je systeemleverancier om te controleren of het compatibel is met de meest recente versie.
Vereisten factuur aankooporder
Om een correcte en vlotte verwerking van je factuur te garanderen, moet je rekening houden met de volgende richtlijnen:
1. Formaat en verzending
Facturen moeten worden ingediend in een gestructureerd elektronisch formaat (PEPPOL BIS Billing), tenzij een uitzondering van toepassing is. Gebruik hiervoor een erkende oplossing voor elektronische facturatie.
Verzending gebeurt uitsluitend via het afgesproken kanaal, zoals het ARIBA Network, een PEPPOL-toegangspunt, via OCR (PDF-factuur per e-mail) enz.
2. Verwijzing naar aankooporder
Elke factuur moet verwijzen naar één geldig aankoopordernummer, zonder extra tekens of toevoegingen. NMBS-aankooporders bestaan altijd uit 10 cijfers en starten met 44, 45 of 55. Zorg ervoor dat:
- de gefactureerde hoeveelheid en meeteenheid (UoM) overeenkomen met die op de aankooporder.
- het factuurtarief per eenheid identiek is.
- een duidelijke omschrijving van het materiaal, de levering of dienst wordt toegevoegd.
3. Leverings- en betalingsinformatie
Vermeld het itemnummer (opeenvolgend), de leveringsdatum of -periode en de bijhorende leveringsvoorwaarden volgens de Incoterms. De betalingsvoorwaarden moeten overeenkomen met wat is afgesproken in de aankooporder of het aankoopcontract.
Ondersteunende documenten zoals een ondertekend leveringsbewijs, verzenddocument of PDF-factuur moeten als bijlage worden opgenomen in het elektronische factuurbestand.
4. Gegevens van koper en verkoper
De factuur moet zowel de gegevens van de koper als van de verkoper bevatten:
- volledige bedrijfsnaam, adres en het btw-identificatienummer of een andere fiscale identificatie (voor fiscale doeleinden).
- indien van toepassing: een referentie die de geregistreerde fiscale status aantoont.
- vergeet ook het e-mail adres van de verkoper niet.
5. Betalingsgegevens
Vermeld duidelijk de valuta (ISO-code), het IBAN- of rekeningnummer, de BIC-gegevens en de naam van de rekeninghouder.
Intrastat vereisten bij facturen (op aankooporder)
Gelieve de volgende informatie te vermelden of toe te voegen:
Een vraag of info nodig?
Wenst u meer informatie over elektronische facturatie?
Vul het Supplier Contact Center formulier in
