Vanaf 1 januari 2026 wordt e-facturatie verplicht
Vanaf 1 januari 2026 worden gestructureerde elektronische facturen verplicht voor de meeste B2B-transacties tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen (met enkele uitzonderingen). Voor publieke instellingen (B2G), zoals NMBS, geldt de verplichting voor contracten die na 1 maart 2024 zijn afgesloten. De PEPPOL BIS Billing XML is het wettelijk vereiste formaat. Facturen in ongestructureerde formaten, zoals PDF, worden dan niet meer geaccepteerd.
Het factuurformaat dat NMBS verkiest is de gestructureerde elektronische factuur. Sinds 9 maart 2022 kan NMBS gestructureerde elektronische facturen ontvangen en versturen volgens de Europese norm EN16931. NMBS zet zich in voor snellere factuurverwerking en het naleven van contractuele betalingstermijnen. Voor een vlotte afhandeling adviseren we over te schakelen naar gestructureerde elektronische facturen en de onderstaande factuurvereisten te volgen.Voor leveranciers met Ariba
Voor leveranciers die gebruik maken van Ariba Network en ervoor kiezen om te factureren via het SAP Ariba Business Network, worden de facturen aangemaakt in een gestructureerd elektronisch formaat, wat de voorkeursmethode is van NMBS voor de bedrijfsvoering en om aankopen te beheren.
Voor leveranciers zonder Ariba
Voor leveranciers die niet zijn aangesloten bij Ariba Network, moeten gestructureerde elektronische facturen die naar NMBS worden verstuurd, voldoen aan het PEPPOL-BIS-facturatieformaat en de meest recente versie. Gelieve de noodzakelijke technische aanpassingen in uw facturatiesysteem door te voeren voor de nieuwste versie van PEPPOL BIS Billing. Neem indien nodig contact op met uw systeemleverancier om te controleren of het compatibel is met de meest recente versie.
Vereisten factuur aankooporder
Om een correcte en vlotte verwerking van uw factuur te garanderen, moet u rekening houden met de volgende richtlijnen:
1. Formaat en verzending
Facturen moeten worden ingediend in een gestructureerd elektronisch formaat (PEPPOL BIS Billing), tenzij een uitzondering van toepassing is. Gebruik hiervoor een erkende oplossing voor elektronische facturatie.
Verzending gebeurt uitsluitend via het afgesproken kanaal, zoals het ARIBA Network, een PEPPOL-toegangspunt, via OCR (PDF-factuur per e-mail) enz.
2. Verwijzing naar aankooporder
Elke factuur moet verwijzen naar één geldig aankoopordernummer, zonder extra tekens of toevoegingen. NMBS-aankooporders bestaan altijd uit 10 cijfers en starten met 44, 45 of 55. Zorg ervoor dat:
- de gefactureerde hoeveelheid en meeteenheid (UoM) overeenkomen met die op de aankooporder.
- het factuurtarief per eenheid identiek is.
- een duidelijke omschrijving van het materiaal, de levering of dienst wordt toegevoegd.
3. Leverings- en betalingsinformatie
Vermeld het itemnummer (opeenvolgend), de leveringsdatum of -periode en de bijhorende leveringsvoorwaarden volgens de Incoterms. De betalingsvoorwaarden moeten overeenkomen met wat is afgesproken in de aankooporder of het aankoopcontract.
Ondersteunende documenten zoals een ondertekend leveringsbewijs, verzenddocument of PDF-factuur moeten als bijlage worden opgenomen in het elektronische factuurbestand.
4. Gegevens van koper en verkoper
De factuur moet zowel de gegevens van de koper als van de verkoper bevatten:
- volledige bedrijfsnaam, adres en het btw-identificatienummer of een andere fiscale identificatie (voor fiscale doeleinden).
- indien van toepassing: een referentie die de geregistreerde fiscale status aantoont.
- vergeet ook het e-mail adres van de verkoper niet.
5. Betalingsgegevens
Vermeld duidelijk de valuta (ISO-code), het IBAN- of rekeningnummer, de BIC-gegevens en de naam van de rekeninghouder.
Intrastat vereisten bij facturen (op aankooporder)
Gelieve de volgende informatie te vermelden of toe te voegen:
Een vraag of info nodig?
Wenst u meer informatie over elektronische facturatie?
Stuur een e-mail naar [email protected]
