Découvrez le Business Portal de la SNCB

Le Business Portal est une interface digitale sécurisée dédiée à la clientèle professionnelle de la SNCB. Cette plateforme vous offre de nombreuses fonctionnalités :

• génération d'attestations d’abonnements/tickets pour vos collaborateurs
• accès à vos documents de facturation
• rapports personnalisés
• gestion des abonnements de votre personnel
• gestion des utilisateurs du portail

... et bien d'autres encore.

Une fois le contrat signé et renvoyé, le "Master User" désigné recevra un e-mail d’activation contenant un lien pour définir son mot de passe (minimum 6 caractères, lettres et chiffres uniquement).

🔖 Astuce : pour un accès rapide, ajoutez www.belgianrail.be/b2b à vos favoris.

Le Master User est la personne responsable de l’administration du portail au sein de votre entreprise. Elle dispose d’un accès complet à toutes les fonctionnalités.

⚠️ Important : une seule adresse e-mail est autorisée par utilisateur. Utilisez de préférence une adresse personnelle plutôt que fonctionnelle.

Non.

• My SNCB : destiné aux particuliers (B2C)
• Business Portal : réservé aux employeurs (B2B)

Vos employés peuvent toutefois renouveler leur propre abonnement via leur compte My SNCB.

Envoyez un e-mail à [email protected] avec les informations suivantes :

• Pour un changement d’adresse e-mail : indiquez la nouvelle adresse et mettez le signataire en copie.
• Si le Master User quitte l’entreprise : communiquez les coordonnées du remplaçant (nom, fonction, téléphone, e-mail) en mettant le signataire en copie.
  
   

1. Connectez-vous au Business Portal.
2. Allez dans Acheter → Abonnements.
3. Choisissez le type d’abonnement (Standard ou Flex).
4. Encodez les données manuellement ou via un fichier Excel.
5. Ajoutez au panier et confirmez.

L’attestation sera envoyée à l’employé (et à vous si demandé). Il pourra l’utiliser en ligne ou en gare pour activer son abonnement.

🔹 à retenir :

• Pas besoin d’enregistrer l’employé au préalable.
• L’attestation est valable 1 mois.
• La facturation commence à l’activation de l’abonnement.

Pas de souci : tant que l’attestation n’est pas utilisée, elle ne génère pas de facturation.
➡️ Créez simplement une nouvelle attestation.

Pour les abonnements Flex, pensez à bloquer le voucher erroné dans le portail.

• Standard Abonnement : bloquez l’abonnement via Employés → Gérer abonnements.
• Flex Abonnement :
  • bloquez le voucher s’il est encore valable.
  • arrêtez l’abonnement via Employés → Gérer vouchers et Flex Abonnements.

⚠️ Si vous ne bloquez pas l’abonnement, l’ancien collaborateur pourra le renouveler, ce qui vous sera facturé.

Oui. En cas de résiliation anticipée, le remboursement est calculé en fonction du nombre de mois utilisés.

🔗 Consultez les règles de remboursement :

• Standard Abonnement
• Flex Abonnement

💡 Si vous bloquez l’abonnement via le Business Portal, le montant remboursé sera automatiquement déduit de votre prochaine facture.

1. Générez une nouvelle attestation pour le nouveau trajet.
2. L’employé active son nouvel abonnement.
3. Désactivez l’ancien abonnement via Employés → Gérer abonnements.

📌 À noter :

• L’échange est possible uniquement pour un abonnement du même type et de durée équivalente ou supérieure.
• Le montant non utilisé de l’ancien abonnement sera remboursé sous forme d’avoir.
• Les abonnements Flex ne sont pas échangeables : bloquez l’ancien abonnement et voucher, puis créez un nouveau voucher.

C'est à l'employé lui-même de renouveler son abonnement :

• via My SNCB (Standard Abonnement et Flex Abonnement)
• ou en gare (guichet ou automate) pour les abonnements Standard

✅ En tant qu’employeur, vous ne devez rien faire. La facture vous parviendra le mois suivant.

1. Accédez à Rapports → Rapports.
2. Sélectionnez votre contrat.
3. Indiquez une période de recherche (ex. : aujourd’hui -1 an à aujourd’hui +1 an).
4. Le rapport sera disponible dans les 30 minutes via Rapports délivrés ou vos notifications.
   
    

La facture est envoyée le mois suivant pour :

• l’achat de tickets
• l’activation d’un abonnement

📬 Elle vous est transmise via Peppol en format xml.

📂 Vous pouvez consulter vos factures via Factures → Recherche factures.

🕒 La facture est visible sur le portail 2 jours après son envoi.

• Période de facturation : c'est le mois au cours duquel l'abonnement a été acheté ou activé.
• Période de validité : c'est la période pendant laquelle l'abonnement peut être utilisé pour voyager.

🧾 Exemple : un collaborateur s'est rendu en gare en mars pour prolonger son abonnement pour un an. L'abonnement est donc facturé en mars, mais sa période de validité est d'un an.

Vos factures sont disponibles via Peppol et dans le Business Portal.

Rappel : Si vous êtes indépendant, le ticket de transport (physique ou électronique) constitue le justificatif valable pour votre comptabilité, même depuis l’introduction de Peppol. Il n’est donc pas nécessaire de souscrire à un Mobility Pack pour justifier vos frais de transport.

Non. Conformément à la législation TVA, la SNCB est dispensée de l’obligation de délivrer aux usagers une facture pour la remise des titres de transport (billets, cartes, abonnements) et ce même si ces titres sont utilisés dans le cadre d’une activité économique. La législation TVA permet par ailleurs, à l’assujetti-usager de déduire la TVA belge dans sa déclaration TVA sur base de son ticket de transport (physique ou électronique).

L’introduction de Peppol au 1 janvier 2026 ne change rien à cela : le titre de transport (physique ou électronique) est et reste le justificatif de la dépense pour votre comptabilité.

Oui. Envoyez votre numéro de PO à [email protected].

Vous pouvez opter pour :

• un PO permanent
• un PO modifiable chaque année

• Le montant sera déduit de votre prochaine facture.
• Si le crédit dépasse le montant dû ou si vous ne recevez plus de factures, contactez-nous à [email protected] avec :
  • votre numéro de compte bancaire
  • votre numéro d’entreprise
    
     

Disponible chaque année à partir de fin janvier via le Business Portal :

1. Allez dans Rapports → Rapports
2. Sélectionnez vos contrats
3. Indiquez les dates : 01/01/20XX – 31/12/20XX
4. Cliquez sur FICA Report

📥 Le rapport sera disponible dans vos notifications ou via Rapports délivrés.

🔎 Colonnes clés :

• U : Montant brut
• W : Nom du voyageur
• X : Prénom du voyageur

📌 Vous devez reprendre toutes les validations effectuées par l’employé durant l’année, en déduisant les remboursements (valeurs négatives dans la colonne U).