Ontdek de NMBS Business Portal

De Business Portal is een beveiligde digitale interface die speciaal is ontworpen voor de zakelijke klanten van NMBS. Dit platform biedt tal van functies:

• het genereren van attesten voor abonnementen
• treintickets voor medewerkers
• toegang tot facturatiedocumenten en gepersonaliseerde rapporten
• beheren van de abonnementen van je personeel
• beheren van de gebruikers van de portal

En nog veel meer...

Zodra het contract is ondertekend en teruggestuurd, ontvangt de "Master User" (de verantwoordelijke voor het beheer die je bij de contractaanvraag aanduidde), een activeringsmail om toegang te krijgen tot de Business Portal. Deze e-mail bevat een link waarmee je een wachtwoord van minimaal 6 tekens (alleen bestaande uit letters en cijfers) kunt instellen om in te loggen op het Business Portal.

🔖 Praktische tip: voeg het inlogadres (www.belgianrail.be/b2b) toe aan je favorieten voor snelle en gemakkelijke toegang.

De hoofdgebruiker, de "Master User", is de administratieve verantwoordelijke van je bedrijf die gemachtigd is om toegang te krijgen tot de Business Portal. Deze persoon heeft volledige toegang tot alle beschikbare functies op het platform.

⚠ Let op: het systeem staat slechts één e-mailadres per persoon toe. We raden je daarom aan persoonlijke e-mailadressen te gebruiken en geen functionele e-mailadressen.

Nee.

• My NMBS is bedoeld voor particuliere gebruikers (B2C)
• de Business Portal is het online platform is voor werkgevers (B2B)

Je medewerkers kunnen echter via hun persoonlijke My NMBS-account hun abonnementen verlengen .

Elke wijziging moet per e-mail worden verzonden naar [email protected]. Wij zullen de nodige aanpassingen doen en je de verdere stappen doorgeven.

• Als het e-mailadres van de Master User moet worden gewijzigd, kan je een e-mail sturen naar [email protected] met vermelding van het nieuwe e-mailadres. Gelieve de ondertekenaar/verantwoordelijke in kopie te zetten van je aanvraag. Wij zullen het e-mailadres aanpassen en de Master User zal een activatiemail ontvangen in de nieuwe mailbox. 
• Als de Master User het bedrijf verlaat, kan je ons de gegevens van de nieuwe master user (naam, functie, telefoonnummer en e-mailadres) mailen en wij zullen de nodige aanpassingen doen. Gelieve de ondertekenaar/verantwoordelijke in kopie te zetten van je aanvraag. De nieuwe Master User ontvangt de activatiemail voor de Business Portal op het opgegeven e-mailadres. De oude Master User kan dan niet meer inloggen op de Business Portal.

1. Log in op de Business Portal.
2. Kies de sectie Kopen → Abonnementen.
3. Kies het type abonnement (Standard of Flex).
4. vul de gegevens van de medewerker handmatig in of upload een Excelbestand als je er meerdere tegelijk wilt aanvragen.
5. Voeg je bestelling toe aan je winkelmandje en bevestig.

Een e-mail met het attest als bijlage wordt naar je medewerker en naar jezelf (als je daarom gevraagd hebt) verzonden. Je medewerker moet de vouchercode gebruiken via de link die in het attest is opgenomen (als hij zijn abonnement online laat opmaken) of moet dit document in het station tonen om zijn definitieve abonnement te verkrijgen.

🔹belangrijk om te onthouden:

• Niet nodig om de medewerker vooraf te registreren in de rubriek "medewerkers”. Eens je medewerker zijn abonnement heeft gekregen, wordt hij/zij automatisch aangemaakt.
• Het attest is een maand geldig vanaf de datum van aanmaak en moet binnen deze periode worden gebruikt. Na deze periode moet een nieuw attest worden aangemaakt.
• De facturatie begint pas op het moment van de daadwerkelijke activering van het abonnement in het station of online.

De aanmaak van een attest kost niets. Er wordt pas gefactureerd vanaf het moment dat het abonnement daadwerkelijk is geactiveerd. Als je medewerker het attest met fouten niet aan het loket afgeeft  of online inwisselt, wordt er geen abonnement opgemaakt en wordt er geen facturatie gestart.

➡️ Het enige wat je moet doen is een nieuw attest aanmaken en het foutieve niet gebruiken.

Voor een Flex Abonnement kan je de foutieve voucher op de Business Portal blokkeren zodat deze onbruikbaar wordt

• Standard Abonnement: blokkeer het abonnement op de Business Portal via Werknemers → Abonnementen beheren.
• Flex Abonnement:
  • blokkeer de voucher op de Business Portal (als de voucher nogf geldig is).
  • zet het abonnement stop via Werknemers → Beheer Vouchers en Flex Abonnementen.

⚠️  Let op: Als je deze handeling niet uitvoert, kan je voormalige medewerker zijn abonnement blijven verlengen en wordt dit aan je gefactureerd.

Als e een abonnement opzegt tijdens de geldigheidsperiode, wordt het door NMBS terugbetaalde bedrag berekend op basis van het aantal maanden dat het gebruikt werd.

🔗 je kunt de terugbetalingsregels nalezen via de volgende links:

• Standard Abonnement
• Flex Abonnement

💡 Als je het abonnement via de Business Portal blokkeert, zal de eventuele terugbetaling automatisch verrekend worden op de volgende factuur.

1. Maak op de Business Portal een nieuw attest aan voor het nieuwe traject van je medewerker.
2. Je medewerker activeert zijn nieuwe abonnement.
3. Zet het oude abonnement stop via Werknemers → Abonnementen beheren.

📌 Aandachtspunten:

• Een abonnement kan enkel omgeruild worden voor een abonnement van hetzelfde type met minstens dezelfde geldigheidsduur als het oude abonnement.
• Het bedrag dat overeenkomt met de niet-gebruikte periode van het oude abonnement wordt afgetrokken op je volgende factuur.
• Het Flex Abonnement is niet inwisselbaar. Je kunt het oude Flex Abonnement en de oude voucher, indien deze nog geldig is, blokkeren en een nieuwe voucher opmaken zodat je medewerker een nieuw Flex Abonnement kan activeren.

Het verlengen van een abonnement moet door de medewerker zelf worden gedaan:

• via My SNCB (Standard Abonnement en Flex Abonnement)
• in het station (loket of automaat) voor een Standard Abonnement

✅ Als werkgever hoeft je niets te doen. je ontvangt de factuur de volgende maand.

1. Ga in de Business Portal naar de rubriek Rapportering → Rapport opvragen.
2. Selecteer jouw contract.
3. Geef een zoekperiode in (bv. dag – 1 jaar tot en met dag + 1 jaar).
4. Ongeveer een half uur later zal jouw rapport beschikbaar zijn op de Business Portal (bij jouw meldingen of afgeleverde rapporten).

De factuur wordt verzonden de maand na:

• de aankoop van tickets
• de activering van een abonnement

📬 De factuur wordt per xml via Peppol verzonden.

📂 De details van je facturen zijn beschikbaar op het Business Portal via Facturen → Facturen zoeken.

🕒 De facturen zijn pas 2 dagen na verzending beschikbaar op de Business Portal.

• Facturatieperiode: de periode waarin het abonnement is aangekocht of geactiveerd.
• Geldigheidsperiode: de periode tijdens dewelke het abonnement gebruikt mag worden om te reizen.

🧾 Bijvoorbeeld: een medewerker ging in maart naar het station om zijn abonnement voor een jaar te verlengen. De facturatieperiode is de maand maart, maar het abonnement is een jaar geldig.

Je facturen zijn beschikbaar via Peppol en in de Business Portal.

Herinnering: als je zelfstandige bent, gelden je vervoersbewijzen (fysiek of elektronisch) als geldig bewijsstuk voor je boekhouding, zelfs sinds de invoering van Peppol. Je hoeft dus geen Mobility Pack af te sluiten om je vervoerskosten te rechtvaardigen.

Neen. Overeenkomstig de btw-wetgeving is NMBS vrijgesteld van de verplichting om gebruikers een factuur te bezorgen voor de levering van vervoersbewijzen (tickets, kaarten, abonnementen), zelfs als deze vervoersbewijzen gebruikt worden in het kader van een economische activiteit. De btw-wetgeving staat de belastingplichtige gebruiker toe om de Belgische btw in zijn btw-aangifte af te trekken op basis van zijn vervoersbewijs (fysiek of elektronisch).

De invoering van Peppol op 1 januari 2026 doet hierop geen afbreuk: het vervoersbewijs (fysiek of elektronisch) is en blijft het bewijsstuk van de uitgave voor je boekhouding.

Natuurlijk. Je hoeft alleen het PO-nummer te sturen naar [email protected] zodat wij het op je facturen kunnen toevoegen.

Je kunt kiezen voor:

• een permanent PO-nummer
• een jaarlijks PO-nummer

• Je mag het bedrag van de creditnota afhouden van je volgende factuur.
• Als het bedrag van de creditnota hoger is dan het factuurbedrag of als je geen nieuwe facturen meer verwacht, neem dan contact met ons op via e-mail [email protected] met vermelding van uw bankrekeningnummer en uw ondernemingsnummer, om de terugbetaling per overschrijving te ontvangen.

Elk jaar, vanaf eind januari, kan je je fiscale fiche 281.10 aanvragen via de Business Portal:

1. Ga naar Rapportering → Rapport opvragen
2. Selecteer je contracten
3. Voeg de besteldata toe (01/01/20XX – 31/12/20XX)
4. Klik op FICA Report

📥 U vindt het rapport na verwerkingstijd in uw meldingen of in de rubriek Rapportering → Afgeleverde rapporten.

🔎 Voornaamste kolommen:

• U : bruto-bedrag
• W : naam van de reiziger
• X : voornaam van de reiziger

📌 Je moet op de fiscale fiche van de medewerker het totaal van alle validaties opnemen die hij gedurende het jaar heeft uitgevoerd. Eventuele terugbetalingen (negatieve bedragen in de kolom U) moeten worden afgetrokken.